Notas Fiscais Como funciona a geração de RPS O RPS (Recibo Provisório de Serviços) é o documento utilizado antes da emissão definitiva da nota fiscal de serviço. Na Geração de RPS, o sistema utiliza lançamentos financeiros já recebidos para criar os recibos correspondentes, que posteriormente podem ser convertidos em NFS-e. Navegação no Módulo Rotina: Financeiro > Notas Fiscais > Geração de RPS Gerar o RPS A geração do RPS parte dos valores que já foram efetivamente recebidos no financeiro. Para realizar o processo, selecione o período desejado e os lançamentos que deverão ser utilizados na geração dos recibos. Atenção: O RPS é gerado com base nos valores efetivamente recebidos. Lançamentos que ainda estiverem em aberto não ficam disponíveis para geração do recibo. Conferir as informações antes da geração Antes de gerar os recibos, confira as principais informações dos lançamentos selecionados. Informação Descrição Competência Define o período fiscal relacionado ao recibo. Tomador Define a pessoa ou empresa que será apresentada como cliente do serviço. Valor Apresenta o valor considerado na geração do RPS. Retenção de imposto Quando configurada, considera os valores de retenção relacionados ao serviço. Confira principalmente a Competência antes de gerar o RPS, pois essa informação define o período fiscal utilizado no documento. Converter o RPS em Nota Fiscal Ao iniciar a geração, o sistema apresenta um resumo com a quantidade de lançamentos, clientes e o valor total que será considerado nos RPS. Antes de confirmar, revise e preencha as informações da emissão. Campo ou opção Descrição Empresa Apresenta a empresa responsável pela emissão do RPS. Data de Emissão Define a data e o horário que serão considerados na emissão. Tipo do Serviço Define o serviço que será utilizado na geração do documento fiscal. Descrição do Serviço Permite informar a descrição que será apresentada para o serviço. O preenchimento é obrigatório. Agrupar nota fiscal por cliente Quando ativado, agrupa os lançamentos do mesmo cliente para gerar um único documento, quando aplicável. Converter RPS p/ Nota Fiscal Quando ativado, além de gerar o RPS, o sistema realiza o processo de conversão para Nota Fiscal de Serviço. Confirmar a geração dos RPS Confirma as informações preenchidas e inicia a geração dos documentos. ⚠️ Atenção: Antes de confirmar, confira principalmente o Tipo do Serviço, a Descrição do Serviço e se o RPS deverá ser convertido diretamente em Nota Fiscal. Depois da geração, o RPS ainda precisa ser convertido em nota fiscal para concluir o processo. Ação Descrição Converter RPS em NFS Realiza o processo de conversão do recibo em NFS-e e encaminha as informações para o processo fiscal correspondente. Deletar RPS Permite excluir um recibo enquanto ele ainda não tiver sido convertido em nota fiscal. A geração do RPS, por si só, não representa a emissão definitiva da NFS-e. É necessário realizar a conversão posteriormente. Perguntas frequentes ➜ Gerei o RPS. Ele já vale como nota fiscal? Não. O recibo ainda precisa ser convertido em NFS-e pela área de Notas Fiscais. ➜ Um lançamento não apareceu para gerar o RPS. Verifique se o lançamento já foi liquidado. A geração considera os valores efetivamente recebidos. ➜ Gerei um RPS incorretamente. Enquanto o documento ainda não tiver sido convertido em NFS-e, ele pode ser deletado. ➜ A competência do RPS ficou em um período incorreto. Confira a Competência dos lançamentos antes da geração, pois ela define o período fiscal utilizado. ➜ Quero automatizar a emissão da nota fiscal. Verifique a configuração Nota Fiscal de Serviço na aba Configurações do contrato. Entendendo a tela de notas fiscais e gerando uma nota fiscal O módulo de Notas Fiscais permite emitir, gerenciar e acompanhar as Notas Fiscais de Serviço (NFS-e) da imobiliária a partir das informações já registradas no financeiro. Dessa forma, os valores recebidos podem ser utilizados na geração dos documentos fiscais sem a necessidade de redigitar manualmente as informações no sistema da prefeitura. Navegação no Módulo Rotina: Financeiro > Notas Fiscais > Notas Fiscais Fluxo da Nota Fiscal O processo de emissão ocorre em duas etapas. Etapa Descrição Geração do RPS O Recibo Provisório de Serviços (RPS) é gerado a partir dos lançamentos recebidos no financeiro. Conversão em NFS-e O RPS é convertido em Nota Fiscal de Serviço Eletrônica , concluindo o processo de emissão fiscal. Por esse motivo, o módulo possui duas áreas relacionadas ao processo: Área Descrição Geração de RPS Utilizada para criar os recibos a partir dos lançamentos recebidos. Notas Fiscais Utilizada para converter, consultar e acompanhar os documentos fiscais. Consultar as Notas Fiscais A listagem apresenta as principais informações relacionadas aos documentos fiscais gerados. Entre as informações disponíveis estão: Informação Descrição Documento Identifica o RPS ou a nota fiscal correspondente. Tomador Apresenta a pessoa ou empresa que recebeu o serviço. Valor Apresenta o valor utilizado na emissão do documento. Competência Informa o período fiscal relacionado à nota. Situação Apresenta o status atual do documento. Fatura Permite identificar a cobrança relacionada à nota fiscal. Contrato Apresenta o contrato que originou o documento, quando houver vínculo. Ações da Nota Fiscal As ações disponíveis podem variar conforme a situação do documento e as permissões do usuário. Ação Descrição Converter RPS em NFS Realiza a conversão do recibo em Nota Fiscal de Serviço. Deletar RPS Exclui um RPS que ainda não foi convertido em NFS-e. Cancelar NFS Solicita o cancelamento de uma nota fiscal já emitida. Enviar NFS Permite encaminhar a nota fiscal ao cliente. Vincular lançamento Liga uma nota já emitida, que ficou sem receita, ao lançamento de receita de mesmo valor. O filtro Vínculos separa as notas "Com lançamento" e "Sem lançamento". Atenção: Deletar RPS e Cancelar NFS são processos diferentes. O RPS ainda não convertido pode ser excluído. Já uma NFS-e emitida precisa passar pelo processo de cancelamento correspondente. Emitir uma nota avulsa a partir da receita Toda nota fiscal de serviço emitida pela opção NFS Avulsa nasce de um lançamento de receita do financeiro, com o mesmo valor. Assim a nota fecha com o caixa e aparece corretamente no DRE. Rotina: Financeiro > Notas Fiscais > Notas Fiscais > NFS Avulsa Clique em NFS Avulsa. A janela abre com o bloco Lançamento de receita no topo. Escolha a Empresa e o Cliente. A lista de receitas mostra primeiro as desse cliente. Selecione a receita, ou clique em Cadastrar receita se ela ainda não existe. A receita vira um item da nota, com o valor já preenchido e a indicação "Vinculado ao lançamento". Clique em Gravar. A nota fica pendente e segue para a conversão como de costume. Também é possível emitir a nota pela própria receita: em Financeiro > Contas a Pagar e Receber, clique na engrenagem da receita e em Emitir nota fiscal. Depois de gravada, a mesma opção passa a se chamar Ver nota fiscal. Para juntar várias receitas do mesmo cliente numa nota só, marque as receitas e use Ações > Emitir nota fiscal. Regra Descrição Mesmo valor O item da nota tem o mesmo valor da receita. Para emitir um valor menor, divida o lançamento antes. Só receita da imobiliária Despesas, repasses, aluguel garantido e receitas de outra empresa não podem receber nota. Uma nota por receita A receita que já tem nota pendente, emitida ou com erro não aparece para outra nota. Se a nota for cancelada, a receita fica livre de novo. Sem desconto A nota vinculada não leva desconto: registre o desconto no próprio lançamento. Quem emitiu nota avulsa com item sem lançamento nos últimos 6 meses já encontra ligada a opção "Permitir nota fiscal sem lançamento financeiro" e continua emitindo como antes. Se a sua empresa emite notas de serviços que não passam pelo financeiro do sistema, entre em Configurações > Financeiro > Configurações Gerais, aba Geral, seção "Regras de lançamento", e ligue Permitir nota fiscal sem lançamento financeiro. A Geração de RPS e a nota emitida pelo contrato ou pela fatura continuam funcionando como antes. Uma receita ligada a uma nota fiscal ativa não pode ser excluída. Cancele ou exclua a nota antes de remover o lançamento. Configurar a emissão pelo contrato Cada contrato pode possuir uma configuração específica para definir se e quando a nota fiscal deve ser emitida. Rotina: Financeiro > Contratos > abrir o contrato > aba Configurações > Nota Fiscal de Serviço Campo Descrição Nota Fiscal de Serviço Define o comportamento utilizado para emissão das notas fiscais relacionadas ao contrato. Essa configuração permite automatizar parte do processo e evitar que a emissão precise ser realizada manualmente todos os meses. A emissão também pode ser solicitada durante a liquidação da fatura, utilizando a opção Sim, Emitir nota fiscal de serviço, quando disponível na janela de baixa. Consultar as Notas Fiscais de um contrato Também é possível consultar somente os documentos fiscais relacionados a um contrato específico. Rotina: Financeiro > Contratos > abrir o contrato > aba Financeiro > Notas Fiscais Essa área apresenta somente as notas vinculadas ao contrato selecionado. Perguntas frequentes ➜ Qual a diferença entre RPS e NFS-e? O RPS é o recibo provisório gerado antes da emissão definitiva. A NFS-e é a nota fiscal emitida após a conversão do RPS. ➜ A nota fiscal não foi emitida automaticamente. Verifique a configuração Nota Fiscal de Serviço na aba Configurações do contrato. ➜ Preciso cancelar uma nota fiscal. Caso ela já tenha sido convertida em NFS-e, utilize Cancelar NFS. Se ainda for apenas um RPS, utilize Deletar RPS. ➜ O cliente não recebeu a nota fiscal. Utilize a ação Enviar NFS na linha correspondente ao documento. ➜ Onde consulto apenas as notas fiscais de um contrato? Acesse a sub-aba Notas Fiscais, localizada dentro da aba Financeiro do contrato. ➜ Apareceu "Toda nota fiscal precisa estar vinculada a um lançamento de receita do mesmo valor". Escolha a receita no bloco Lançamento de receita. Se a empresa emite notas sem lançamento no financeiro, ligue Permitir nota fiscal sem lançamento financeiro em Configurações > Financeiro > Configurações Gerais. ➜ Não consigo excluir uma receita. Ela está ligada a uma nota fiscal ativa. Cancele ou exclua a nota primeiro. ➜ Não estou vendo "Emitir nota fiscal" na receita. A opção aparece em receitas avulsas sem nota. Se a receita já tem nota, ela aparece como Ver nota fiscal.