# Como funcionam os documentos p/ assinar?

<span style="white-space: pre-wrap;">O módulo </span>**Documentos p/ Assinar**<span style="white-space: pre-wrap;"> permite gerar, enviar e acompanhar documentos que precisam de assinatura digital. Com ele, você anexa um arquivo, define quem deve assinar e envia o documento diretamente para os envolvidos, tudo dentro do sistema.</span>

No dia a dia, a funcionalidade é útil para contratos de locação, autorizações de venda, fichas de visita, vistorias e qualquer outro documento que exija a assinatura de clientes, proprietários ou testemunhas. O acompanhamento de cada etapa, desde o rascunho até a conclusão, fica centralizado em uma única tela.

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#### **Navegação no módulo**

![documentoparassinar.gif](https://ajuda.apresenta.me/uploads/images/gallery/2026-09/documentoparassinar.gif)**Rotina:**<span style="white-space: pre-wrap;"> Documentos → Documentos p/ Assinar</span>

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#### **Como funciona**

Ao acessar o módulo, você encontra a listagem de todos os documentos cadastrados para assinatura digital. Cada linha exibe a situação atual do documento, o progresso das assinaturas, o título, os envolvidos e as datas relevantes. A partir dessa tela, é possível adicionar novos documentos, acompanhar os já enviados e realizar ações sobre cada registro.

<p class="callout info"><span style="white-space: pre-wrap;">O botão </span>**Adicionar Documento**<span style="white-space: pre-wrap;"> aparece somente para usuários com a permissão </span>**Documentos p/ Assinar &gt; Cadastrar**<span style="white-space: pre-wrap;"> habilitada.</span></p>

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#### **Filtros e campos da listagem**

[![image.png](https://ajuda.apresenta.me/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/1gNimage.png)](https://ajuda.apresenta.me/uploads/images/gallery/2026-09/1gNimage.png)A listagem apresenta as seguintes colunas com informações sobre cada documento:

<table id="bkmrk-colunadescri%C3%A7%C3%A3ositua" style="width: 100%; table-layout: fixed;"><colgroup><col style="width: 160px;"></col><col></col></colgroup><tbody><tr><th style="width: 160px; white-space: nowrap;">**Coluna**

</th><th>**Descrição**

</th></tr><tr><td>Situação

</td><td>Indica o estado atual do documento: Em Rascunho, Aguardando Assinaturas, Concluído ou Rejeitado.

</td></tr><tr><td>Data do Status

</td><td>Há quanto tempo o documento está na situação atual, exibido de forma relativa (por exemplo, "8 dias", "2 meses").

</td></tr><tr><td>Vínculos

</td><td>Módulo e registro do sistema ao qual o documento está associado, como um contrato, vistoria ou pessoa.

</td></tr><tr><td>Assinaturas

</td><td>Progresso de coleta de assinaturas, no formato "assinaturas coletadas / total de signatários" (por exemplo, "0/2" ou "1/1").

</td></tr><tr><td>Documento

</td><td>Título do documento cadastrado.

</td></tr><tr><td>Envolvidos

</td><td>Lista com os nomes dos signatários e a ação esperada de cada um (Assinar ou Testemunhar).

</td></tr><tr><td>Criação

</td><td>Data em que o documento foi criado no sistema.

</td></tr><tr><td>Envio

</td><td>Data em que o documento foi enviado para assinatura.

</td></tr><tr><td>Finalizado

</td><td>Data em que o processo de assinatura foi concluído.

</td></tr><tr><td>Módulo

</td><td>Origem do documento dentro do sistema, indicando de qual área ele foi gerado.

</td></tr></tbody></table>

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#### **Cadastrando um novo documento**

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[![image.png](https://ajuda.apresenta.me/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/GLtimage.png)](https://ajuda.apresenta.me/uploads/images/gallery/2026-09/GLtimage.png)<span style="white-space: pre-wrap;">Para criar um novo documento, clique em </span>**Adicionar Documento**. Um formulário será aberto para que você preencha as informações do documento e dos signatários.

[![image.png](https://ajuda.apresenta.me/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/7rZimage.png)](https://ajuda.apresenta.me/uploads/images/gallery/2026-09/7rZimage.png)

<table id="bkmrk-campodescri%C3%A7%C3%A3oobriga" style="width: 100%; table-layout: fixed;"><colgroup><col style="width: 160px;"></col><col></col><col style="width: 110px;"></col></colgroup><tbody><tr><th style="width: 160px; white-space: nowrap;">**Campo**

</th><th>**Descrição**

</th><th class="align-center" style="width: 110px; white-space: nowrap; text-align: center;">**Obrigatório**

</th></tr><tr><td>Título do documento

</td><td>Nome que identificará o documento na listagem e nos e-mails enviados aos signatários.

</td><td class="align-center" style="text-align: center;">Sim

</td></tr><tr><td>Documento

</td><td>Arquivo a ser enviado para assinatura. Utilize o campo para enviar o arquivo do documento.

</td><td class="align-center" style="text-align: center;">Sim

</td></tr><tr><td>Visibilidade

</td><td>Define quem pode visualizar o documento dentro do sistema.

</td><td class="align-center" style="text-align: center;">Não

</td></tr><tr><td>Nome do signatário

</td><td>Nome completo de cada pessoa que deverá assinar ou testemunhar o documento.

</td><td class="align-center" style="text-align: center;">Sim

</td></tr><tr><td>E-mail ou telefone do signatário

</td><td>Contato utilizado para enviar o convite de assinatura. O tipo de campo varia conforme o método de envio escolhido para cada signatário.

</td><td class="align-center" style="text-align: center;">Sim

</td></tr><tr><td>WhatsApp do signatário

</td><td>Número de WhatsApp do signatário, para envio do link de assinatura por mensagem.

</td><td class="align-center" style="text-align: center;">Não

</td></tr><tr><td>Exigir validação por SMS

</td><td>Quando ativado, o signatário precisará confirmar um código recebido por SMS antes de assinar.

</td><td class="align-center" style="text-align: center;">Não

</td></tr><tr><td>Documento com foto (aprovação manual)

</td><td>Quando ativado, o signatário deverá enviar uma foto do documento de identidade. A aprovação será feita manualmente.

</td><td class="align-center" style="text-align: center;">Não

</td></tr><tr><td>Ordem de assinatura

</td><td>Quando ativado, os signatários receberão o convite de assinatura em sequência, um após o outro, respeitando a ordem definida.

</td><td class="align-center" style="text-align: center;">Não

</td></tr><tr><td>Definir data de expiração

</td><td>Quando ativado, permite informar uma data limite para que os signatários concluam a assinatura.

</td><td class="align-center" style="text-align: center;">Não

</td></tr><tr><td>Data de expiração

</td><td>Data até a qual o link de assinatura permanecerá válido. Disponível somente quando a opção acima for ativada.

</td><td class="align-center" style="text-align: center;">Não

</td></tr><tr><td>Inserir marcações de autenticação eletrônica

</td><td>Quando ativado, adiciona marcações visuais de autenticação no documento assinado.

</td><td class="align-center" style="text-align: center;">Não

</td></tr><tr><td>Posição

</td><td>Define onde as marcações de autenticação serão inseridas no documento. Disponível somente quando a opção acima for ativada.

</td><td class="align-center" style="text-align: center;">Não

</td></tr><tr><td>Exigir assinatura qualificada (certificado digital)

</td><td>Quando ativado, o signatário deverá utilizar um certificado digital para assinar o documento.

</td><td class="align-center" style="text-align: center;">Não

</td></tr><tr><td>Exigir CPF do signatário

</td><td>Quando ativado, o signatário deverá informar o CPF antes de concluir a assinatura.

</td><td class="align-center" style="text-align: center;">Não

</td></tr></tbody></table>

<p class="callout warning">Você pode adicionar mais de um signatário no mesmo documento. Para cada signatário, defina individualmente as opções de validação desejadas.</p>

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#### **Configurações adicionais do documento**

[![image.png](https://ajuda.apresenta.me/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/KQ1image.png)](https://ajuda.apresenta.me/uploads/images/gallery/2026-09/KQ1image.png)

Ao rolar o formulário, você encontra as opções que se aplicam ao documento como um todo, como ordem de assinatura, expiração e marcações de autenticação. Configure essas opções antes de salvar o documento.

<p class="callout info"><span style="white-space: pre-wrap;">Quando a opção </span>**Ordem de assinatura**<span style="white-space: pre-wrap;"> estiver ativada, o segundo signatário só receberá o convite após o primeiro concluir a assinatura.</span></p>

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#### **Enviando o documento para assinatura**

####   


[![image.png](https://ajuda.apresenta.me/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/JK3image.png)](https://ajuda.apresenta.me/uploads/images/gallery/2026-09/JK3image.png)<span style="white-space: pre-wrap;">Após salvar o documento, ele aparece na listagem com a situação </span>**Em Rascunho**. Nesse estado, o documento ainda não foi enviado aos signatários. Para enviá-lo, localize o registro na listagem e utilize a ação de envio disponível. O sistema encaminhará o convite de assinatura para cada envolvido conforme o contato informado no cadastro.

<span style="white-space: pre-wrap;">Depois do envio, a situação do documento muda para </span>**Aguardando Assinaturas**<span style="white-space: pre-wrap;"> e o progresso de coleta passa a ser atualizado conforme cada signatário conclui sua parte.</span>

<p class="callout success">Você pode reenviar o convite para um signatário específico caso ele não tenha recebido ou não tenha concluído a assinatura no prazo esperado.</p>

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#### **Acompanhamento e situações do documento**

A situação de cada documento é atualizada automaticamente conforme o processo avança. Veja o significado de cada situação:

<table id="bkmrk-situa%C3%A7%C3%A3odescri%C3%A7%C3%A3oem-" style="width: 100%; table-layout: fixed;"><colgroup><col style="width: 160px;"></col><col></col></colgroup><tbody><tr><th style="width: 160px; white-space: nowrap;">**Situação**

</th><th>**Descrição**

</th></tr><tr><td>Em Rascunho

</td><td>O documento foi criado, mas ainda não foi enviado para os signatários.

</td></tr><tr><td>Aguardando Assinaturas

</td><td>O documento foi enviado e está aguardando que todos os signatários concluam a assinatura.

</td></tr><tr><td>Concluído

</td><td>Todos os signatários assinaram o documento. O processo está finalizado.

</td></tr><tr><td>Rejeitado

</td><td>Um ou mais signatários recusaram a assinatura do documento.

</td></tr></tbody></table>

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#### **Recursos complementares**

Além das ações principais, o módulo oferece recursos adicionais acessíveis a partir da listagem:

[![image.png](https://ajuda.apresenta.me/uploads/images/gallery/2026-09/scaled-1680-/Y0Qimage.png)](https://ajuda.apresenta.me/uploads/images/gallery/2026-09/Y0Qimage.png)

<table id="bkmrk-a%C3%A7%C3%A3odescri%C3%A7%C3%A3oduplica" style="width: 100%; table-layout: fixed;"><colgroup><col style="width: 160px;"></col><col></col></colgroup><tbody><tr><th style="width: 160px; white-space: nowrap;">**Ação**

</th><th>**Descrição**

</th></tr><tr><td>Duplicar

</td><td>Cria uma cópia do documento com as mesmas configurações e signatários, útil para situações recorrentes.

</td></tr><tr><td>Cancelar

</td><td>Cancela o processo de assinatura de um documento que já foi enviado.

</td></tr><tr><td>Reenviar convite

</td><td>Reenvia o e-mail ou mensagem de convite para um signatário específico que ainda não assinou.

</td></tr><tr><td>Gerar link

</td><td>Gera um link direto de assinatura para um signatário, permitindo o compartilhamento manual do acesso.

</td></tr><tr><td>Baixar documento

</td><td>Realiza o download do arquivo do documento, com ou sem as assinaturas coletadas até o momento.

</td></tr><tr><td>Excluir

</td><td>Remove o documento do sistema. Use com atenção, pois a exclusão é permanente.

</td></tr><tr><td>Sincronizar

</td><td>Atualiza manualmente a situação do documento, buscando o estado mais recente junto ao serviço de assinatura.

</td></tr></tbody></table>

<p class="callout danger">A exclusão de um documento é uma ação permanente e não pode ser desfeita. Certifique-se de que o documento não é mais necessário antes de excluí-lo.</p>

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#### **Perguntas frequentes**

**Posso adicionar mais de um signatário no mesmo documento?**  
Sim. No formulário de cadastro, você pode incluir quantos signatários forem necessários, definindo individualmente as opções de validação para cada um.

**O que acontece quando ativo a opção "Ordem de assinatura"?**  
Os signatários recebem o convite em sequência: o segundo só é notificado após o primeiro concluir a assinatura, e assim por diante, respeitando a ordem definida no cadastro.

**Como faço se um signatário não recebeu o convite de assinatura?**  
Localize o documento na listagem e utilize a ação de reenvio de convite para o signatário específico. O sistema encaminhará uma nova notificação para o contato cadastrado.

**O documento em rascunho já está visível para os signatários?**  
Não. Enquanto o documento estiver com a situação "Em Rascunho", nenhum signatário é notificado. O envio precisa ser realizado manualmente a partir da listagem.

**É possível acompanhar quantos signatários já concluíram a assinatura?**  
<span style="white-space: pre-wrap;">Sim. A coluna </span>**Assinaturas**<span style="white-space: pre-wrap;"> na listagem exibe o progresso no formato "assinaturas coletadas / total de signatários", como "1/3", atualizado em tempo real conforme cada signatário conclui o processo.</span>

**O que significa a situação "Rejeitado"?**  
Indica que um ou mais signatários recusaram formalmente a assinatura do documento. Nesse caso, você pode verificar os detalhes, duplicar o documento se necessário e iniciar um novo processo.