Chaves

Nesta seção é apresentada a funcionalidade de registro e controle de chaves dentro do sistema Apresenta.me. O recurso permite à imobiliária organizar e acompanhar a localização das chaves de cada imóvel, garantindo mais segurança, rastreabilidade e eficiência no gerenciamento interno.

Como cadastrar uma chave?
Como cadastrar uma Movimentação de Chaves?
Como cadastrar a devolução da chave para a imobiliária?

Como cadastrar uma chave?

O registro das chaves permite que a imobiliária mantenha um controle claro, organizado e rastreável das chaves dos imóveis. Esse processo garante maior segurança e facilita a gestão interna, permitindo identificar rapidamente a localização de cada chave e quem está em posse dela.

1 Como acessar as Chaves

Para iniciar o cadastro de uma nova chave, clique na opção Cadastrar, localizada na parte superior da tela. O sistema abrirá o formulário para o registro da chave.

2 Preencher campos

Ao cadastrar uma chave, o sistema disponibiliza os seguintes campos para preenchimento:

Referência: campo utilizado para definir uma identificação única para a chave, conforme o padrão adotado pela imobiliária.
Descrição da Chave: permite registrar uma descrição breve da chave, como por exemplo “Chave do portão” ou “Entrada social”.
Imóvel: indica a qual imóvel a chave pertence. Após o vínculo, a chave também ficará disponível na aba de chaves dentro do cadastro do imóvel.
Local: campo destinado a informar onde a chave está armazenada ou com quem ela se encontra.
Principal: quando ativado, indica que essa é a chave principal do imóvel.

Após preencher as informações necessárias, finalize o processo clicando em Gravar ou Gravar e continuar. A partir desse momento, a chave estará registrada no sistema e vinculada ao imóvel correspondente.

3 Observações Gerais

As chaves cadastradas no sistema ficam disponíveis tanto na listagem geral de Imóveis > Chaves quanto dentro do próprio cadastro do imóvel ao qual pertencem.
Também é possível cadastrar uma chave diretamente pelo imóvel. Ao realizar o registro dentro da aba de chaves do imóvel, ela será automaticamente exibida na listagem geral de chaves.
Manter as informações de localização e responsáveis sempre atualizadas é fundamental para garantir a rastreabilidade e evitar perdas ou inconsistências no controle.
O uso de referências padronizadas facilita a identificação rápida das chaves no sistema.
Caso o imóvel possua mais de uma chave, recomenda-se definir qual delas é a chave principal, garantindo clareza no controle interno.

É importante sempre verificar se o imóvel já possui uma chave cadastrada antes de criar uma nova, evitando duplicidade de informações e garantindo a consistência do controle de chaves no sistema.

4. Como saber se a chave está cadastrada no imóvel

Para verificar se um imóvel já possui uma chave cadastrada, acesse o cadastro do imóvel e vá até a aba Informações para Imobiliária. Nesta aba, há um campo específico chamado Chaves, onde é possível visualizar todas as chaves vinculadas ao imóvel, incluindo referência, descrição, local e indicação de chave principal.

Como cadastrar uma Movimentação de Chaves?

A movimentação de chaves é um processo essencial para garantir controle, segurança e rastreabilidade sobre as chaves dos imóveis sob responsabilidade da imobiliária. Registrar corretamente a saída, devolução ou transferência permite acompanhar quem está com a chave, quando retirou e quando deve devolver, evitando perdas ou extravios.

1 Como acessar

2 Como criar a movimentação

Na tela de Movimentação das Chaves, clique em Cadastrar.
O sistema abrirá a tela de cadastro da movimentação, dividida em duas abas: Principal e Solicitante.

Na Aba Principal preencha os seguintes campos:

Data de Retirada: data em que a chave será retirada da imobiliária.
Data de Devolução: data prevista para devolução da chave.
Imóvel: selecione o imóvel ao qual a chave pertence.
Chave: selecione a chave que será movimentada.

Após preencher esses campos, clique em Gravar e Continuar para avançar à próxima aba.

Na Aba Solicitante informe os dados referentes à pessoa responsável pela retirada da chave:

Solicitante: permite vincular uma pessoa já cadastrada no sistema.
Corretor Responsável: define o corretor que autorizou ou acompanhou a liberação da chave.
Nome: nome da pessoa que está retirando a chave.
Telefone: telefone do solicitante.
CPF/CNPJ: documento da pessoa responsável pela retirada.
Imagem do solicitante: permite anexar uma foto, caso desejado.
Observações: campo para registrar informações complementares (ex.: “Retirada para pintura”).
Endereço do solicitante: espaço opcional para preencher os dados de endereço.

Após concluir o preenchimento, clique novamente em Gravar e Continuar.

3 Ações após o cadastro

Após gravar as informações, o sistema disponibilizará as seguintes opções:

Emitir Requisição: permite gerar um documento/recibo de retirada da chave, utilizando um modelo configurado no sistema.
Devolver: registra que a chave foi devolvida para a imobiliária, encerrando a movimentação.

Com isso, o registro da movimentação de chaves estará finalizado e devidamente registrado no sistema.

Observações:

Para acompanhar todas as movimentações realizadas, utilize a tela geral de Movimentações de Chaves, onde é possível visualizar o histórico completo.
O sistema exibe todas as entradas, saídas e devoluções, incluindo datas, responsáveis e observações registradas.
Esse acompanhamento centralizado facilita o controle interno, auditoria e rastreabilidade do uso das chaves na imobiliária.

Como cadastrar a devolução da chave para a imobiliária?

A devolução de chaves é um processo essencial para manter o controle, a segurança e a rastreabilidade das chaves dos imóveis gerenciados pela imobiliária. Registrar corretamente a devolução garante que a chave esteja disponível para uso futuro e evita extravios.

1 Como acessar

No sistema, acesse o menu Imóveis > Chaves > Movimentação das Chaves.
Nesta tela, estão listadas todas as movimentações registradas. É possível filtrar para localizar rapidamente as chaves que ainda estão fora da imobiliária.

2 Localizar a Chave

Na listagem, localize a chave que está atualmente movimentada. Você pode pesquisar por:

nome do solicitante;
previsão de retorno;
status de devolução (Devolvida: Sim/Não).

Após identificar a movimentação desejada, selecione o registro e clique em Devolver Chave.

O sistema exibirá uma solicitação de confirmação. Basta confirmar a operação para registrar a devolução.

Após isso, a chave estará oficialmente marcada como devolvida.
Para visualizar apenas as chaves já devolvidas, utilize o filtro Devolvida: Sim.