Aprovações e Pendências
- Como configurar aprovações e pendências do Financeiro
- Como configurar aprovações e pendências das Pessoas
- Como configurar aprovações e pendências para os imóveis
Como configurar aprovações e pendências do Financeiro
O recurso de Aprovações e Pendências do Financeiro permite criar regras para controlar operações financeiras que precisam de autorização antes de serem concluídas. Com ele, a empresa pode definir a partir de qual valor uma operação deve ser aprovada e quantas pessoas precisam autorizar para que o processo possa continuar.
Essa configuração ajuda a aumentar o controle sobre movimentações financeiras, permitindo criar diferentes níveis de aprovação conforme o valor da operação. Por exemplo, uma operação de menor valor pode exigir apenas um aprovador, enquanto valores mais altos podem exigir duas ou mais aprovações.
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Rotina: Configurações » Aprovações e Pendências » Financeiro
Como funcionam as regras financeiras
As regras financeiras podem ser configuradas individualmente para cada tipo de operação.
Quando um valor se encaixar em mais de uma faixa configurada dentro do mesmo grupo, o sistema considera a regra com o maior valor mínimo atingido. Dessa forma, é possível aumentar a quantidade de aprovadores conforme o valor da operação.
As configurações estão disponíveis para os seguintes processos:
➜ Repasses aos Proprietários: permite exigir aprovação antes da realização de repasses financeiros aos proprietários.
➜ Repasse de Comissão aos Corretores: permite definir regras de aprovação para repasses de comissão aos corretores.
➜ Pagamento de Contas: determina quando um pagamento precisa passar por aprovação antes de ser realizado.
➜ Transferências ApBank: permite definir regras para aprovação das transferências realizadas pela conta ApBank.
➜ Ordens de Serviço (Manutenção): permite configurar aprovação para lançamentos vinculados a ordens de serviço.
➜ Reabertura de Fechamento Financeiro: determina quantas pessoas precisam autorizar a reabertura de um fechamento financeiro.
➜ Transferência de Caução para a Custódia: corresponde a uma pendência gerada após o pagamento da fatura de caução. Essa ação sempre aguarda confirmação, independentemente de valor.
➜ Exigir 2FA ao confirmar: solicita a quem for aprovar que faça autenticação em 2 fatores.
Assim que a regra for cadastrada, todos os registros que se encaixarem nela passarão obrigatoriamente a solicitar aprovação de quem tiver permissão para aprovar.
Como adicionar uma regra
Clique em Adicionar mais uma Regra na operação que deseja configurar.
Os campos disponíveis podem variar de acordo com o tipo de operação.
➜ Valor Mínimo: determina a partir de qual valor a regra deverá ser aplicada.
➜ Aprovadores: define quantas pessoas precisam aprovar a operação para que ela possa ser concluída.
É possível adicionar mais de uma regra para a mesma operação. Dessa forma, podem ser criadas diferentes faixas de aprovação conforme o valor movimentado.
Exemplo: uma regra pode exigir 1 aprovador a partir de determinado valor e outra pode exigir 2 aprovadores para operações de maior valor.
Exclusão de regras
Para remover uma regra configurada, clique no ícone de lixeira apresentado ao lado da configuração.
Perguntas frequentes
➜ O que acontece quando uma operação financeira atinge o valor configurado em uma regra? Quando a operação atingir ou ultrapassar o Valor Mínimo definido, ela ficará aguardando a quantidade de aprovações configurada antes de poder ser concluída.
➜ Posso criar mais de uma regra para a mesma operação financeira? Sim. É possível configurar diferentes faixas de valor para a mesma operação e definir uma quantidade diferente de aprovadores para cada faixa.
➜ Qual regra é utilizada quando o valor se encaixa em mais de uma faixa? O sistema considera a regra com o maior Valor Mínimo atingido. Essa regra será responsável por definir quantas aprovações serão necessárias.
➜ Todas as aprovações financeiras dependem de um valor mínimo?Não. Algumas pendências, como determinadas tarefas de confirmação, não utilizam alçada por valor e sempre aguardam aprovação conforme a quantidade de aprovadores configurada.
➜ O que acontece se nenhuma regra de aprovação estiver configurada para uma operação?Quando não houver uma regra cadastrada para aquela operação, ela não será bloqueada por esse fluxo de aprovação financeira e seguirá o funcionamento normal do sistema.
Como configurar aprovações e pendências das Pessoas
O recurso de Aprovações e Pendências de Pessoa permite controlar alterações feitas pelos próprios clientes em seus dados por meio do Portal do Cliente. Sempre que uma informação for alterada, o sistema pode exigir que essa mudança passe por uma aprovação antes de ser aplicada ao cadastro.
Com isso, a empresa consegue revisar as alterações solicitadas pelo cliente antes que elas sejam efetivadas, evitando que dados importantes sejam modificados sem conferência. É possível definir quantas pessoas precisam aprovar a alteração para que ela seja concluída.
Essa regra se aplica às alterações feitas pelo cliente no Portal do Cliente. As alterações realizadas diretamente pelos usuários dentro do CRM seguem o fluxo normal do sistema.
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Como funciona a aprovação de atualização de pessoa?
A configuração de aprovação de pessoa se aplica somente às alterações realizadas pelo próprio cliente no Portal do Cliente.
Alterações realizadas diretamente por usuários dentro do CRM são aplicadas normalmente e não passam por esse fluxo de aprovação.
Atualização de Pessoa
Nesta configuração, é possível determinar quantas pessoas precisam aprovar uma alteração enviada pelo cliente.
➜ Aprovadores: define a quantidade de pessoas que deverão confirmar a alteração antes que os novos dados sejam aplicados ao cadastro.
Por exemplo, caso seja configurado 1 Aprovador, a alteração permanecerá pendente até que uma pessoa responsável realize a aprovação.
Adicionando uma regra
Clique em Adicionar Regra para criar uma nova configuração de aprovação e, após adicionar a regra, selecione a quantidade de aprovadores necessária.
Exclusão de regras
Para remover uma configuração existente, clique no ícone de lixeira apresentado ao lado da regra.
Perguntas Frequentes
➜ Quais alterações passam pela aprovação de Pessoa? A aprovação é aplicada às alterações realizadas pelo próprio cliente por meio do Portal do Cliente, conforme a regra configurada.
➜ Alterações feitas por usuários dentro do CRM também precisam de aprovação? Não. As alterações realizadas diretamente pelos usuários no CRM seguem o fluxo normal do sistema e não passam por essa aprovação.
➜ O que acontece depois que o cliente altera seus dados no Portal do Cliente? A alteração fica pendente até atingir a quantidade de aprovações definida na configuração. Somente depois disso os novos dados são aplicados ao cadastro.
➜ É possível definir quantas pessoas precisam aprovar a alteração? Sim. No campo Aprovadores, é possível determinar a quantidade de pessoas necessárias para autorizar a atualização.
➜ O que acontece se não houver nenhuma regra de aprovação configurada? Sem uma regra configurada, as alterações realizadas pelo cliente não passam por esse fluxo de aprovação e seguem o comportamento padrão do sistema.
Como configurar aprovações e pendências para os imóveis
O recurso de Aprovações e Pendências de Imóveis permite criar regras para controlar quando o cadastro ou a alteração de um imóvel precisa passar por aprovação antes de ser efetivada no sistema. Com isso, a empresa consegue revisar mudanças importantes antes que elas sejam aplicadas ao imóvel.
As regras podem ser configuradas de acordo com a situação que deve gerar a aprovação, como o cadastro de um novo imóvel, a edição de um imóvel existente ou quando a nota de qualidade ficar abaixo do mínimo definido. Também é possível escolher quais campos serão monitorados, definir quantas pessoas precisam aprovar e determinar comportamentos adicionais enquanto a solicitação estiver pendente, como manter o imóvel inativo até a conclusão da aprovação.
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Como funcionam as regras de aprovação
Cada regra determina quais alterações realizadas no imóvel precisam passar por aprovação e quantos aprovadores serão necessários.
As regras são analisadas pelo sistema de cima para baixo. Caso uma alteração corresponda a mais de uma regra, será considerada a primeira regra compatível encontrada.
Por isso, a ordem das regras é importante. Os cards podem ser reorganizados pela lateral para alterar sua prioridade. Caso nenhuma regra seja cadastrada, o cadastro e a edição dos imóveis continuarão sendo realizados sem aprovação.
Cadastrando uma nova regra
Clique em Adicionar mais uma Regra para criar uma nova configuração.
➜ Nome da Regra: informe um nome que facilite a identificação da configuração.
➜ Aprovadores: determina quantas pessoas precisarão aprovar a alteração.
Em sequência vamos configurar quando esta regra será usada:
➜ Ao cadastrar um novo imóvel: aplica a regra durante o cadastro de um novo imóvel.
➜ Ao editar um imóvel existente: aplica a regra quando informações de um imóvel já cadastrado forem alteradas.
➜ Quando a nota de qualidade ficar abaixo da mínima: permite acionar a regra quando a qualidade do cadastro do imóvel ficar abaixo do limite definido.
A Configuração da Nota Mínima permite definir uma pontuação mínima de qualidade para os imóveis cadastrados no sistema. Essa configuração pode ser utilizada em conjunto com as regras de aprovação, permitindo que determinadas ações sejam exigidas quando a nota do imóvel ficar abaixo do valor definido.
➜ Nota mínima (0-100): informe a pontuação mínima que o imóvel deve atingir. Caso a nota de qualidade fique abaixo desse valor, o sistema poderá acionar a regra de aprovação configurada para essa situação.
➜ Tipos de Imóvel alvo: permite selecionar para quais tipos de imóvel essa nota mínima será aplicada. Dessa forma, é possível utilizar critérios diferentes conforme a categoria do imóvel.
Essa configuração está relacionada à opção Quando a nota de qualidade ficar abaixo da mínima, disponível nas regras de aprovação de imóveis. Quando essa condição estiver habilitada, o sistema utiliza a nota mínima configurada para identificar quando a regra deve ser acionada.
Agora, vamos selecionar quais campos serão monitorados para que a aprovação entre em ação:
O sistema disponibiliza alguns atalhos para facilitar a configuração:
➜ Qualquer campo: monitora qualquer alteração realizada no imóvel.
➜ Apenas valores: considera somente alterações relacionadas aos valores do imóvel.
➜ Apenas proprietários: considera alterações relacionadas aos proprietários vinculados.
➜ Valores e proprietários: monitora alterações realizadas nesses dois grupos de informações.
➜ Quartos/Banheiros/Suítes/Áreas/Valores: permite monitorar informações estruturais e financeiras do imóvel.
➜ Especificações técnicas: considera alterações nos dados técnicos do imóvel.
➜ Endereço: monitora mudanças relacionadas à localização do imóvel.
➜ Identificação: considera alterações realizadas nos dados de identificação do imóvel.
O campo Campos monitorados permite selecionar individualmente quais informações devem fazer parte da regra. Dessa forma, é possível criar uma aprovação mais específica, monitorando somente determinados campos do cadastro.
Como a aprovação se comporta?
Nesta etapa, podem ser definidos comportamentos adicionais enquanto a alteração estiver aguardando aprovação.
➜ Inativar o imóvel enquanto aguarda: quando habilitado, o imóvel permanece inativo até que a aprovação seja concluída.
➜ Exigir 2FA ao aprovar: exige autenticação em duas etapas no momento da aprovação.
➜ Ignorar aprovação para: permite definir situações ou usuários que não precisarão passar pela regra configurada.
Exclusão de regras
Para remover uma regra, clique no ícone de lixeira localizado no card correspondente.
Perguntas frequentes
➜ O que acontece quando uma alteração no imóvel corresponde a mais de uma regra? O sistema analisa as regras de cima para baixo e utiliza a primeira regra compatível com a alteração realizada. Por isso, a ordem das regras define a prioridade de aplicação.
➜ Posso exigir aprovação apenas para determinados campos do imóvel? Sim. Na seção Quais alterações são monitoradas, é possível selecionar grupos de informações ou escolher campos específicos que deverão acionar a aprovação.
➜ É possível exigir aprovação somente ao editar um imóvel? Sim. Na configuração da regra, você pode definir se ela será acionada ao cadastrar um novo imóvel, ao editar um imóvel existente ou quando a nota de qualidade ficar abaixo da mínima.
➜ Para que serve a configuração de Nota Mínima? A Nota Mínima define a pontuação de qualidade que o imóvel deve atingir. Caso a nota fique abaixo do valor configurado, uma regra de aprovação pode ser acionada, conforme as condições definidas.
➜ O que acontece se não houver nenhuma regra de aprovação cadastrada para imóveis? Sem regras cadastradas, o cadastro e a edição de imóveis seguem normalmente, sem passar pelo fluxo de aprovação.