Tarefas Como criar uma nova tarefa dentro do sistema A tarefa representa uma atividade interna que precisa ser realizada pela equipe, como ligar para um cliente, cobrar um documento, revisar um contrato ou acompanhar alguma pendência. Diferente de um evento da agenda, que normalmente possui horário marcado, a tarefa é organizada principalmente através de responsável e prazo, permitindo acompanhar o que precisa ser feito e quem deverá executar a atividade. O módulo também permite controlar estágio, prioridade, checklist, tempo utilizado, participantes, observadores, subtarefas, vínculos e aprovação da conclusão. Navegação no Módulo Rotina: Tarefas > Tarefas Por padrão, a tela apresenta as tarefas em aberto relacionadas ao usuário, organizadas conforme o prazo. Criando uma tarefa Para criar uma tarefa, é necessário informar as principais informações da atividade que será realizada. Campo Descrição Título da Tarefa Campo obrigatório que identifica o que precisa ser realizado. Descrição Permite detalhar a atividade e adicionar orientações para sua execução. Responsável Campo obrigatório que define quem deverá executar a tarefa. Prazo Campo obrigatório que define até quando a atividade deverá ser concluída. Sem hora Define que o prazo será considerado para o dia inteiro, sem um horário específico. Prioridade Define o nível de prioridade da tarefa. As opções são Baixa, Normal ou Alta . Depois de preencher as informações necessárias, grave a tarefa para que ela fique disponível para acompanhamento e execução. Título inteligente Ao criar uma tarefa, você pode escrever no próprio título quando e como ela deve acontecer. Escrevendo, por exemplo, "Ligar para o cliente amanhã às 10h !alta, avisar 30 min antes", o sistema preenche o prazo, a prioridade e o aviso sozinho. O que escrever O que o sistema preenche amanhã, sexta, dia 15, 15/10, em 3 dias A data 15h, 15:30, às 9, 3 da tarde A hora por 1h, por 30 min A duração toda segunda, todo dia 5 A repetição avisar 30 min antes O aviso antes do prazo @nome O responsável (na tarefa) ou o convidado (no evento) #etiqueta A etiqueta !alta, !baixa A prioridade (só na tarefa) Comece a digitar o título normalmente. O que o sistema entender aparece logo abaixo, em selos, ao lado de Entendi:. Se algum selo não for o que você queria, clique no × dele. Aquele campo volta ao que era e a palavra continua no título. Grave. Os campos ficam preenchidos e o título fica só com o nome do compromisso. O título só é lido em tarefa nova. Número sozinho não vira hora: "3 propostas" continua sendo texto, mas "às 3" ou "3h" vira horário. Passe o mouse no ícone de brilho ao lado do título para ver mais exemplos. Estágio e Situação O módulo utiliza Situação e Estágio para representar informações diferentes sobre o andamento da tarefa. Campo Descrição Situação Indica se a tarefa está Em aberto ou Concluída. Estágio Indica em qual ponto da execução a tarefa está. As opções incluem A fazer, Em execução, Aguardando revisão e Adiada. Uma tarefa pode permanecer em aberto por vários dias sem ter avançado do estágio A fazer. Nesse caso, a situação informa apenas que ela ainda não foi concluída, enquanto o estágio demonstra em qual fase da execução ela se encontra. Avisos antes do prazo Campo Descrição Avisar antes do prazo Permite configurar uma ou mais antecedências para notificação, variando de 5 minutos até 1 mês antes do vencimento. Por padrão, uma nova tarefa é criada com um aviso configurado para 1 hora antes do prazo. Os avisos são enviados para o responsável e os participantes. Os observadores não recebem essas notificações. Quando a tarefa estiver configurada como Sem hora, a antecedência é calculada considerando o fim do expediente. Participantes e observadores Além do responsável principal, outras pessoas podem ser relacionadas à tarefa. Papel Descrição Participantes Podem colaborar na execução da tarefa, alterar seu estágio, marcar itens do checklist e adicionar comentários. Também recebem notificações. Observadores Podem acompanhar a tarefa e adicionar comentários, mas não podem editar ou executar suas atividades. Também não recebem notificações. ⚠️ Atenção: Um usuário relacionado somente como observador não poderá editar ou executar a tarefa, mesmo que possua permissões amplas no sistema. Aprovação de quem criou Campo Descrição Aguardar aprovação de quem criou Quando habilitado, a conclusão realizada pelo responsável não encerra imediatamente a tarefa. Ela passa para o estágio Aguardando revisão até que o criador aprove ou devolva. Quando o responsável conclui uma tarefa com essa opção habilitada, quem criou a atividade poderá utilizar as ações Aprovar ou Devolver. Esse recurso pode ser utilizado quando uma atividade precisa ser conferida antes da conclusão definitiva. Prazo travado Campo Descrição Responsável pode alterar o prazo Quando desabilitado, somente o usuário que criou a tarefa poderá modificar a data de vencimento. Essa configuração permite controlar quem poderá alterar o prazo definido inicialmente para a atividade. O Checklist O checklist permite dividir uma tarefa em atividades menores e acompanhar o andamento da execução. Recurso Descrição Itens Representam as atividades que precisam ser realizadas dentro da tarefa. Subitens Permitem criar níveis abaixo de um item principal. Responsável do item Permite definir uma pessoa específica para determinado item do checklist. Progresso Apresenta quantos itens já foram concluídos em relação ao total. Durante o preenchimento, Enter cria o próximo item e Tab permite transformá-lo em um subitem. Ao marcar ou desmarcar um item já existente, a alteração é gravada imediatamente. Controle de tempo O controle de tempo permite registrar quanto tempo foi utilizado durante a execução da atividade. Ação Descrição Iniciar Inicia a contagem do tempo da tarefa. Pausar Interrompe temporariamente a contagem. Finalizar Encerra o controle de tempo e conclui a tarefa na mesma ação. Tempo planejado Permite informar quanto tempo está previsto para a execução. Lançamento manual Permite adicionar manualmente o tempo trabalhado e uma descrição da atividade realizada. A tela também compara o tempo utilizado com o tempo planejado. ⚠️ Atenção: Cada usuário pode possuir apenas um cronômetro ativo por vez. Ao iniciar o controle de tempo em outra tarefa, o cronômetro anterior é encerrado automaticamente. Iniciar o cronômetro também altera o estágio para Em execução. Subtarefas e vínculos Recurso Descrição Subtarefas Permitem criar tarefas menores relacionadas à atividade principal. Vínculos Permitem relacionar a tarefa a registros como negócio, contato, imóvel, contrato, ticket, card de fluxo, fatura ou vistoria. Quando uma tarefa é vinculada a um negócio, o cliente relacionado ao negócio é associado automaticamente. Arquivos, campos personalizados e etiquetas Recurso Descrição Arquivos Permite adicionar até 25 anexos por tarefa. Campos personalizados Apresenta informações adicionais configuradas pela imobiliária. Etiquetas Permitem organizar e localizar as tarefas através dos filtros. As seções do formulário também podem ser reorganizadas conforme a preferência de cada usuário. A listagem das tarefas As tarefas são organizadas conforme seus prazos: Grupo Descrição Atrasadas Tarefas cujo prazo já foi ultrapassado. Hoje Tarefas previstas para o dia atual. Esta semana Tarefas com vencimento durante a semana. Depois Tarefas previstas para datas posteriores. Sem prazo Agrupa tarefas apresentadas sem prazo na listagem. Também estão disponíveis diferentes filtros: Filtro Descrição Situação Permite visualizar tarefas Em aberto, Concluídas ou Todas. Prazo Permite filtrar por Atrasadas, Hoje, Esta semanaou Depois. Prioridade Permite localizar tarefas conforme a prioridade definida. Estágio Permite filtrar conforme o estágio atual da tarefa. Meu papel Permite visualizar tarefas em que o usuário é Responsável, Participante ou Observador . Vínculo Permite localizar tarefas vinculadas a outros registros do sistema. Etiqueta Permite filtrar conforme as etiquetas relacionadas. Na própria listagem é possível concluir ou reabrir tarefas, controlar o cronômetro, consultar o checklist e alterar o prazo. Perguntas frequentes ➜ Qual a diferença entre estágio e situação? A Situação informa se a tarefa está aberta ou concluída, enquanto o Estágio demonstra em qual ponto da execução ela está. ➜ Concluí a tarefa e ela não encerrou. Por quê? Verifique se a opção Aguardar aprovação de quem criou está habilitada. Nesse caso, a tarefa permanece aguardando revisão até que o criador aprove sua conclusão. ➜ Sou observador e não consigo editar. É erro? Não. O observador pode acompanhar e comentar, mas não pode editar ou executar a tarefa. ➜ Por que não consigo mudar o prazo? A tarefa pode estar configurada para impedir que o responsável altere o prazo. Nesse caso, somente quem criou a tarefa poderá modificá-lo. ➜ Iniciei o cronômetro e o de outra tarefa parou. É normal? Sim. Cada usuário pode possuir apenas um cronômetro ativo por vez. ➜ A tarefa não aparece na agenda. Selecione uma agenda no campo Mostrar na agenda. Sem essa configuração, a tarefa não será exibida no calendário. ➜ Quem recebe os avisos de prazo? O responsável e os participantes recebem os avisos configurados. Os observadores não recebem essas notificações. ➜ Quem pode excluir uma tarefa? Quem criou a tarefa, o responsável ou usuários com acesso total podem realizar a exclusão. Observadores não podem excluir. ➜ Não vejo o "Entendi:" abaixo do título. Ele só aparece em tarefa nova e quando o título traz algo que o sistema reconhece, como "amanhã", "15h" ou "dia 20". ➜ O sistema tirou uma palavra do meu título. Os trechos de data, hora, aviso e prioridade saem do nome ao gravar. Para manter a palavra, clique no × do selo antes de gravar. Como cadastrar novos modelos de tarefas Os modelos de tarefa permitem criar estruturas prontas para atividades que seguem um padrão recorrente, evitando preencher as mesmas informações sempre que uma nova tarefa for criada. No modelo, é possível definir previamente informações como responsável, prazo, prioridade, checklist, participantes, observadores, etiquetas e avisos. Além disso, o modelo pode ser configurado para criar tarefas automaticamente conforme uma frequência definida. Navegação no módulo Rotina: Tarefas > Modelos de tarefa Cadastrar um novo modelo de tarefa Ao cadastrar um modelo, ficam disponíveis as seguintes configurações: Campo Descrição Nome do Modelo Define o nome utilizado para identificar o modelo. Descrição Permite detalhar a finalidade ou o processo relacionado ao modelo. Checklist do modelo Define os itens que serão adicionados automaticamente ao checklist da tarefa quando o modelo for utilizado. Responsável Define quem será responsável pela tarefa criada a partir do modelo. Pode ser Quem criou a tarefa, Responsável pelo negócio ou um Usuário fixo. Prazo em dias Define quantos dias após a aplicação do modelo será configurado o prazo da tarefa. O valor 0representa o próprio dia. Dias úteis Quando habilitado, sábado e domingo não são considerados na contagem do prazo. Hora Define o horário relacionado ao prazo da tarefa. Prioridade Define a prioridade que será aplicada à tarefa. Tempo planejado Define previamente quanto tempo está previsto para a execução da atividade. Avisos Define as notificações que serão enviadas antes do vencimento da tarefa. Participantes Define os usuários que participarão da execução da tarefa. Observadores Define os usuários que poderão acompanhar a tarefa sem executá-la. Etiquetas Define as etiquetas que serão adicionadas à tarefa. Compartilhar com a equipe Quando desabilitado, somente quem criou o modelo poderá visualizá-lo e utilizá-lo. Ativo Define se o modelo estará disponível para utilização. Quando inativo, permanece cadastrado, mas não aparece durante a criação de novas tarefas. Como utilizar um modelo na criação de uma tarefa Durante a criação de uma nova tarefa, é possível selecionar um modelo para preencher automaticamente as informações configuradas nele. O modelo funciona como uma base para o cadastro: ele preenche o formulário da tarefa, mas não realiza sua gravação automaticamente. Informações que já tenham sido preenchidas nos campos Título da Tarefa e Descrição são preservadas ao aplicar o modelo. ⚠️ Atenção: Utilizar um modelo durante o cadastro não significa que a tarefa será criada imediatamente. O usuário ainda poderá revisar ou alterar as informações antes de gravá-la. O Checklist do modelo O checklist cadastrado no modelo é utilizado como estrutura inicial para o checklist da nova tarefa. Recurso Descrição Itens do checklist São adicionados automaticamente quando o modelo é aplicado. Subitens Permitem criar níveis abaixo de um item principal. Responsáveis Quando configurados, permitem indicar quem ficará responsável por determinados itens. Depois que o modelo for aplicado, o checklist passa a fazer parte da tarefa e poderá ser utilizado normalmente durante sua execução. Definição do responsável O responsável pode ser definido de diferentes formas: Opção Descrição Quem criou a tarefa Define como responsável o usuário que estiver criando a tarefa através do modelo. Responsável pelo negócio Utiliza o responsável do negócio relacionado à tarefa. Usuário fixo Define previamente um usuário específico como responsável pelas tarefas geradas através do modelo. Prazo da tarefa O modelo permite calcular automaticamente o prazo da tarefa com base no dia em que for utilizado. Campo Descrição Prazo em dias Define quantos dias serão adicionados à data de criação da tarefa. O valor 0 representa o próprio dia. Dias úteis Quando habilitado, sábado e domingo deixam de ser considerados na contagem. Hora Define o horário que será aplicado ao prazo calculado. Repetição automática Um modelo também pode ser configurado para criar tarefas automaticamente, sem depender da criação manual pelo usuário. Campo Descrição Repetição Define a frequência da criação automática. As opções são Diária, Semanal, Mensal ou Anual . A cada Define o intervalo entre uma repetição e outra. Dias da semana Define em quais dias as tarefas serão criadas quando a frequência utilizar dias da semana. Dia do mês Define o dia utilizado para repetições mensais. Hora Campo obrigatório quando existe uma repetição configurada. Define o horário da execução. Início Campo obrigatório que define a primeira data considerada para a repetição. Fim Define quando a repetição deverá terminar. Quando não preenchido, o modelo continua repetindo sem uma data final definida. Limite de repetições Define a quantidade máxima de tarefas que poderá ser criada automaticamente pelo modelo. As tarefas automáticas são criadas em nome do usuário que criou o modelo. O cadastro também apresenta informações sobre a próxima criação prevista e a quantidade de tarefas que já foram geradas. Em uma repetição mensal, caso o dia escolhido não exista em determinado mês, como o dia 31 em fevereiro, a tarefa será criada no último dia daquele mês. Compartilhamento com a equipe Campo Descrição Compartilhar com a equipe Define se outros usuários poderão visualizar e utilizar o modelo. Quando a opção estiver desabilitada, o modelo ficará disponível somente para o usuário que realizou sua criação. Perguntas frequentes ➜ O modelo cria a tarefa automaticamente quando eu seleciono? Não. Ao escolher um modelo durante o cadastro, ele apenas preenche os campos da tarefa. A gravação ainda precisa ser realizada pelo usuário. ➜ O que acontece com o título e a descrição que eu já digitei? Os campos Título da Tarefa e Descrição são preservados quando um modelo é aplicado. ➜ O modelo pode criar tarefas sozinho? Sim. Para isso, configure a Repetição automática no cadastro do modelo. ➜ Posso criar uma tarefa todos os meses automaticamente? Sim. Utilize a repetição Mensal e defina o dia, horário e período desejados. ➜ O que acontece se eu configurar uma tarefa para o dia 31? Nos meses que não possuem o dia informado, a tarefa será criada no último dia do mês. ➜ Quem aparece como criador das tarefas automáticas? As tarefas são criadas em nome do usuário que criou o modelo. ➜ Posso deixar um modelo disponível somente para mim? Sim. Mantenha a opção Compartilhar com a equipe desabilitada. ➜ O que acontece ao desativar um modelo? Ele continua cadastrado, mas deixa de aparecer como opção durante a criação de novas tarefas. ➜ Posso definir o responsável automaticamente? Sim. O modelo pode utilizar quem criou a tarefa, o responsável pelo negócio ou um usuário fixo. ➜ O checklist também é copiado para a tarefa? Sim. Os itens cadastrados no checklist do modelo são adicionados à tarefa quando o modelo é aplicado.